Cómo organizar reuniones conscientes
Si bien las reuniones, generalmente, han sido más breves durante la pandemia, ha habido un aumento del 12.9% en las reuniones programadas y un aumento del 13.5% en los asistentes, según un estudio realizado por Harvard Business School. Demasiadas reuniones pueden ser contraproducentes, ineficaces y contribuir al agotamiento y la fatiga. En lugar de programar demasiadas reuniones, aquí hay seis formas de organizar reuniones más conscientes:
Programe solo las reuniones necesarias
Teniendo en cuenta que el tiempo frente a la pantalla es tan alto como nunca antes, evalúe si es necesaria una reunión antes de programarla. Quizás una llamada telefónica directa puede ser más efectiva, la información se puede compartir por correo electrónico o todos pueden trabajar en un archivo compartido para recopilar comentarios.
Cree un diseño con agendas claras
Desde el principio, indique claramente el propósito de la reunión, envíe los puntos de la agenda con anticipación y asegúrese de que haya un guía de la reunión para mantener la discusión en marcha. Para ayudar con la comunicación del equipo, asegúrese de que alguien esté asignado para registrar los temas de decisión, las notas de la reunión y los próximos pasos.
Reduzca los tiempos de reunión siempre que sea posible
La mayoría de las reuniones de una hora se pueden condensar en 45 minutos y las reuniones de evaluación de 30 minutos a menudo se pueden completar en 20 minutos. Permitir solo 10-15 minutos adicionales entre los horarios de las personas puede ayudar a proporcionar breves descansos mentales y restauración a lo largo del día.
Prepárese para las reuniones
En lugar de dedicar los primeros 10 minutos a poner al día a los asistentes, recolecte y envíe actualizaciones antes de la reunión. Asegúrese de tener al menos cinco minutos antes de la reunión para estar debidamente preparado(a), con cualquier necesidad de audiovisual o para compartir pantalla, de modo que los colegas no estén esperando y la reunión pueda desarrollarse de manera eficiente.
Manténgase enfocado
Las reuniones virtuales son más productivas cuando todos los asistentes están completamente presentes y enfocados. Cierre aplicaciones adicionales o ventanas innecesarias, evite revisar su teléfono, escuche atentamente y hable cuando sea necesario.
Rechace con gentileza
Muchas personas son invitadas a reuniones por cortesía o inclusión, pero no siempre se requiere su asistencia. Hay formas de rechazar respetuosamente, proporcionar ideas o comentarios sin tener que reunirse, o incluso hablar para sugerir que la reunión concluya temprano si se completan todos los puntos de discusión. Respetar el tiempo personal y el de los demás es parte de una cultura laboral saludable.
Si el agotamiento, estrés y fatiga están afectando la salud mental y el bienestar, puede ser útil hablar con un médico a través de su EAP para obtener apoyo personalizado. Las sesiones de salud mental están disponibles a través de su EAP proporcionado por ACI Specialty Benefits, y todos los servicios son gratuitos, confidenciales y disponibles para los miembros de la familia. Comuníquese con ACI Specialty Benefits al 800.932.0034, info@acispecialtybenefits.com o a través de la aplicación móvil myACI Benefits para comenzar.